L'organe d'administration (OA) d'une ASBL doit être réuni en collège pour délibérer et prendre des décisions. Cela implique pour les administrateurs de l’association de se réunir a priori physiquement.
La loi ne précise pas le nombre de réunions de l’OA par an. L'organe d'administration doit certainement se réunir au moins une fois par an pour approuver les comptes et le budget à soumettre à l’assemblée générale (AG) annuelle et pour décider de la convocation de cette AG.
Même si le volume d’activité varie largement d’une ASBL à l’autre, il paraît indispensable que les administrateurs se réunissent régulièrement afin d’assurer un minimum de suivi des activités et prendre les décisions indispensables au fonctionnement de l’association.
Quand l’OA ne se réunit pas alors que des impératifs de l’ASBL l’exigent ou ne tient même pas une réunion par an, la responsabilité des administrateurs peut être engagée.
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Décider à distance
Bien qu’ils soient uniquement prévus dans le Code des Sociétés et des Associations pour les assemblées générales, malgré un certain vide juridique [1], les moyens techniques types visioconférence peuvent être utilisés pour les réunions de l’OA.
Toutefois pour bien baliser les choses, il faudra prévoir cette possibilité et en préciser les modalités dans les statuts, notamment pour garantir la vérification de l’identité des participant·e·s.
Autre possibilité (sauf disposition contraire des statuts) : à titre exceptionnel, les décisions peuvent être prises suivant une procédure écrite. Voici les conditions à respecter :
- les décisions doivent être prises à l’unanimité ;
- les décisions ne doivent pas porter sur des actes pour lesquels les statuts imposent une réunion de l’OA ;
- les décisions doivent être validées lors de la réunion de l’OA qui suit (en précisant dans quel contexte la procédure par écrit a été nécessaire).
Dans tous les cas, nous ne pouvons que recommander que les réunions à distance restent l’exception. Rien de tel que le présentiel pour assurer la qualité des échanges et la cohésion au sein de l’OA.
[1] L’arrêté royal n° 4 a autorisé la tenue de réunions de l’OA à distance en recourant à un « moyen technique de télécommunication permettant une délibération à distance » mais seulement du 1er mars 2020 le 30 juin 2020.