Le facteur passe ; évitez que le courrier ne se tasse !
En plus des mails, votre ASBL reçoit quotidiennement une série de courriers. Factures, bulletin d’adhésion ou réclamations peuvent rapidement s'entasser. Voici comment s’en occuper efficacement.
Avant d’ouvrir le courrier
Commencez par vous constituer un espace de travail optimal pour gérer le courrier. Le secrétaire de l’ASBL doit aménager une place suffisante sur son bureau avec les outils administratifs nécessaires : agrafeuse, post-it, trombones, poubelle ou encore tampons encreurs.
Sur les enveloppes, si les mentions suivantes apparaissent :
- Personnel
- À l’attention de
- Confidentiel
Si c’est le cas, le courrier ne peut surtout pas être ouvert et doit impérativement être remis à la personne concernée.
L’ouverture du courrier
Pour ouvrir proprement le courrier, vous pouvez utiliser un coupe-papier manuel. Après ouverture, les enveloppes peuvent être jetées mais attention : si la lettre n’est pas datée ou si la date d’expédition diffère de celle indiquée sur la lettre, agrafez l’enveloppe à la lettre.
Vérifiez qu’il ne manque pas de pièce jointe à l