La gestion du temps est, à côté de la gestion des tâches, la voie royale pour limiter les causes de stress. La réunionite est souvent pointée du doigt, mais en réalité la manie de se réunir pour tout (et pour rien) n’est pas la seule cause de déperdition du temps. Dans les lignes qui suivent, on tente de prendre quelque hauteur par rapport à ce problème, qui trouve d’autres sources dans le comportement humain.

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Tâches personnelles et collectives, un équilibre à trouver

Les tâches du dirigeant d’ASBL se divisent typiquement entre celles qui ne peuvent en principe n’être effectuées qu’individuellement, comme rédiger un document ou travailler sur un dossier, préparer une réunion ou une intervention, répondre à vos e-mails ou encore passer des appels, et celles qui par construction ne peuvent être effectuées que collectivement, comme des entretiens face-to-face, des réunions d’équipe, des colloques ou des formations.

Les aspirations collectives qui traversent davantage les associations que le reste du monde sont probablement à la source d’un gonflement relatif des tâches qui sont exécutées en commun, mais elles ne changeront rien à la nécessité de réserver du temps à leur responsable pour exécuter celles qui réclament isolement et concentration.

Sans forcément viser à l’équilibre des deux volets, il faut donc au minimum parvenir à se réserver du temps - et du temps de qualité - pour effectuer les tâches individuelles.

Ce qui, à notre sens, doit être poursuivi par deux actions de nature différente : lutter contre la réunionite, certes, mais aussi contre les déperditions personnelles qui peuvent être tout aussi chronophages.

On se concentre, svp !

Osons la question : qu’est-ce qui vous fait perdre du temps ?

Votre smartphone et vos e-mails vous font perdre du temps !

Evitez de les consulter à tout bout de champ : non seulement, ils vous font perdre du temps, mais ils encouragent surtout vos interlocuteurs à vous contacter puisque vous leur donnez l’impression d’être toujours disponible. Attention surtout au piège des fausses urgences (le « fear of missing out », la peur de louper quelque chose), qui alimente une tendance naturelle à la dispersion, surtout si la tâche à poursuivre en priorité vous rebute.

Essayez-vous à ne consulter votre messagerie qu’une ou deux fois par jour, de préférence après une session de travail si vous vous êtes fixé un programme a priori.

Les réunions impromptues vous font perdre du temps !

Un dérangement inopiné ne vous bouscule pas seulement l’agenda, il fait aussi chavirer votre concentration. Faites clairement savoir que vous avez besoin d’isolement pour réaliser certaines tâches, et bannissez en tous cas toute tentation, aussi sympathique qu’elle puisse être, de la "Politique de la porte ouverte".

Si vous voulez absolument ne manquer aucun échange avec vos collaborateurs, faites le tour des bureaux à votre arrivée pour saluer tout le monde et fixez à ce moment les rendez-vous à prendre, pour le moment que vous déciderez. Regroupez les échanges et limitez-en aussi le temps. « J’ai besoin de te voir 5 minutes » demande la réponse « D’accord, mais alors 5 minutes, pas plus ».

Le micro-management vous fait perdre du temps !

Quand votre ego vous glisse à l’oreille combien vous êtes indispensable, il se glisse aussi dans votre agenda comme le ver dans la pomme.

Certes, il offre au mêle-tout que vous êtes l’opportunité de s’extraire de tâches ardues (comme remplir une demande de subside ou rédiger un rapport de mission) au profit d’autres plus valorisantes dans l’immédiat (aider un collaborateur à maîtriser le publipostage, veiller à l’arrangement de la salle de réunion, …), mais ils vous distraient surtout de votre rôle de direction et démotivent vos collaborateurs de prendre leur autonomie.

Ces interruptions volontaires (ou simplement bienvenues) de votre agenda sont le plus souvent le signe du refus de sauter l’obstacle (on dit aussi : procrastiner, repousser à plus tard) à la perspective de devoir accomplir des tâches dans lesquelles vous n'êtes pas à l’aise. Sauf que cette échappatoire est inefficace : reporter l’indispensable ne fera que rajouter une couche de reproches ou de culpabilité.

Si prendre le taureau par les cornes est trop dur, découpez la tâche en morceaux et astreignez vous à en faire un petit bout chaque jour, en vous accordant à chaque étape une petite récompense. Vous vous direz vite : pourquoi ne l’ai-je pas fait plus tôt ?

La réunionite, c’est grave, docteur ?

Oui, sans aucun doute, même si la culture de votre association voit les choses autrement. L’alternative n’est toutefois pas de les supprimer, mais de les réduire pour être efficace et d’organiser le reste au mieux pour en tirer le meilleur parti.

1.

Limitez le nombre et la durée des réunions, et le nombre de participants.

• Avant de programmer une réunion, demandez-vous si elle est vraiment nécessaire.
• Evitez de dépasser 1h30 pour une réunion, pour conserver la concentration et éviter de perdre du temps supplémentaire en pause-café. En revanche, une réunion de moins de 30 minutes n’est pas productive non plus, car elle laissera peu de traces.
• La visio-conférence n’est pas un mauvais plan, parce qu’elle évite des déplacements, mais n’en n’abusez pas, car à l’expérience le contact direct est plus riche de posture gestuelle ou faciale, et la consultation en commun de documents est tout de même plus facile en présentiel.
• Si un participant n’a pas de valeur ajoutée lors d’une réunion, il n’a rien à y faire. Evitez d’inviter des collaborateurs uniquement par peur de les vexer, mais bien entendu, il faut que cette bonne raison soit comprise de tout le monde. La référence à la règle est impérative, qu’elle ait été fixée par vous-même, ou collectivement, en concertation.

2.

Ritualisez les réunions, en conservant la même plage horaire pour les réunions du même type : cela aidera à planifier votre agenda. Mais prévoyez aussi des jours sans réunions, en profitant du mercredi après-midi, vidé par le télétravail, ou encore en évitant le lundi matin et le vendredi après-midi, où la concentration n’est de toutes façons pas à son maximum.

3.

Enfin, quand vous fixez une réunion avec un tiers, proposez toujours deux dates : une relativement proche qui vous arrange bien, et une autre nettement plus lointaine, ceci dans l’idée, machiavélique mais assumée, d’optimiser votre agenda. En aucun cas, ne laissez votre agenda ouvert sans contrôle : « quand tu veux » est à bannir strictement.

Marc Thoulen, expert de MonASBL.be