Dans la passation d’un marché public, on distingue généralement sept étapes clés :
- La consultation
- L’estimation du marché
- Le choix de la procédure
- La définition du prix
- La rédaction des documents du marché
- La mise en concurrence
- La sélection des candidats
Certaines étapes sont obligatoires (en fonction du type de marché, du montant du marché et du mode de passation), d’autres sont optionnelles (à l’appréciation du pouvoir adjudicateur).
1. La consultation
Avant d’entamer une procédure de passation de marché, le pouvoir adjudicateur (l’ASBL) peut effectuer des consultations du marché en vue de préparer la passation du marché et d’informer les opérateurs économiques de ses projets et de ses exigences.
L’ASBL peut manquer d’expertise ou d’éclairage dans certains domaines ou dans certaines disciplines pour lesquelles elle doit passer un marché public. La consultation préalable et la récolte d’informations doivent permettre de rédiger les documents du marché et d’établir les spécifications techniques afin de recevoir des offres appropriées.
Non obligatoires, ces consultations sont admises à condition qu’elles n’entravent pas ou ne faussent pas la concurrence. Attention : « consultation » ne veut pas dire « phase de négociation préalable ». Il s’agit simplement d’échanges, basés sur les principes de non-discrimination et de transparence.
Le pouvoir adjudicateur doit dès lors (entre autres) communiquer les informations utiles échangées lors de la consultation aux autres candidats ou soumissionnaires du marché.
Lire aussi : Quels sont les seuils des marchés publics pour les ASBL ?
2. L’estimation du marché
Le montant du marché détermine le niveau de publicité du marché (belge ou européenne) – voir plus bas. Il s’agit donc d’une étape essentielle.
L’estimation du marché se fait HTVA. Elle inclut la durée et la valeur totales du marché.
Les éléments suivants doivent être repris (Arrêté royal du 18 avril 2017) :
- toutes les options exigées ou autorisées ;
- tous les lots : lorsqu’un marché est divisé en lots, le calcul de la valeur totale doit prendre en compte la totalité des lots ;
- toutes les répétitions au sens de l’article 42, § 1er, 2° de la loi du 17 juin 2016 ;
- toutes les tranches fermes et conditionnelles du marché ;
- toutes les primes ou tous les paiements que le pouvoir adjudicateur prévoit au profit des candidats, participants ou soumissionnaires ;
- le cas échéant, les clauses de réexamen ;
- les reconductions.
Pour les marchés de travaux, la valeur estimée doit prendre en compte :
- tous les travaux prévus ;
- la valeur estimée des fournitures ou services absolument nécessaires à l’exécution des travaux et qui sont mis à la disposition de l’entrepreneur par le pouvoir adjudicateur
Pour les marchés publics de services, l’estimation inclut la rémunération totale du prestataire de services (qui varient en fonction de la nature des services). Cela inclut :
- pour les marchés impliquant la conception : les honoraires, les commissions à payer et les autres modes de rémunération ;
- pour les services bancaires et autres services financiers : les honoraires, les commissions payables, les intérêts et les autres modes de rémunération ;
- pour les services d’assurance : la prime payable et les autres modes de rémunération.
Le marché ne peut être scindé ou divisé pour diminuer le montant total.
L’estimation du marché doit être réalisée au plus tard au moment de l’envoi de l’avis de marché. Elle peut être reprise dans les documents du marché.
Le pouvoir adjudicateur ne peut pas attribuer le marché à une offre supérieure au montant de l’estimation. En cas de mauvaise estimation qui ferait qu’aucune offre remise ne pourrait s’aligner sur ce montant, une nouvelle procédure avec publicité devrait être lancée.
3. Le choix de la procédure
Le pouvoir adjudicateur peut librement recourir à la procédure ouverte ou à la procédure restreinte.
Lire aussi : Marchés publics des ASBL : les modes de passation
La procédure concurrentielle avec négociation et les procédures négociées, avec ou sans publication préalable, ne peuvent cependant pas être utilisées que dans les cas prévus par la loi du 17 juin 2016. Ces cas sont énumérés dans les articles 38, 41 et 42.
4. La définition du prix
Quatre modes s’offrent au pouvoir adjudicateur pour fixer le prix du marché. Les documents du marché doivent spécifier le ou les modes retenus.
- Marché à prix global : marché dans lequel un prix forfaitaire couvre l’ensemble des prestations du marché ou de chacun des postes.
- Marché à bordereau de prix : marché dans lequel les prix unitaires des différents postes sont forfaitaires. Les quantités sont présumées ou exprimées dans une fourchette. La facturation se fait sur la base des quantités effectivement commandées et livrées.
- Marché à remboursement : marché dans lequel le prix des prestations effectuées est déterminé après vérification des prix réclamés sur la base des documents du marché.
- Marché mixte : marché dont le prix est fixé selon 2 des 3 modes ou selon les 3 modes ci-dessus.
Les prix du marché incluent l’ensemble des taxes, sauf la TVA. Pour cette dernière, elle fait soit l’objet d’un poste spécial à ajouter au montant de l’offre, soit le taux de TVA est mentionné dans l’offre remise par le soumissionnaire.
5. La rédaction
Les documents du marché public regroupent deux types de documents :
- les documents applicables au marché ;
- les documents de référence.
Les documents du marché sont :
- l’avis de préinformation ;
- l’avis de marché ;
- le cahier spécial des charges (CSC) ;
- les annexes.
L’avis de préinformation mis à part, ces documents forment le cadre contractuel et servent de référence légale pour les deux parties.
6. La mise en concurrence
Le pouvoir adjudicateur procède à la mise en concurrence du marché.
En cas de procédure négociée sans publication préalable, il n’est pas nécessaire de publier le marché. L’ASBL doit, par contre, inviter plusieurs soumissionnaires potentiels (de son choix) à présenter une offre, auxquels elle communique les informations et pièces suivantes :
- les documents du marché ;
- la date et l’heure ultimes de remise des offres ;
- les documents à joindre, le cas échéant ;
- les critères d’attribution du marché.
Pour les autres procédures, l’ASBL doit publier un avis de marché. Dans ce cas, la publication se fait via la plateforme e-Procurement (onglet e-Notification). Pour ce faire, rendez-vous sur ce lien.
En fonction du montant estimé du marché, deux niveaux de publicité peuvent s’envisager :
- le niveau de publicité belge ;
- le niveau de publicité européen.
7. La sélection
La sélection est une étape obligatoire à franchir pour accéder à un marché public. Elle vise à évaluer la capacité de l’opérateur économique à pouvoir répondre au marché.
Concrètement, la sélection a pour objet de vérifier si le candidat ou le soumissionnaire ne se trouve pas en situation d’exclusion et d’apprécier son aptitude à exécuter le marché en vérifiant, sur base de critères de sélection, s’il dispose de capacités (financière, économique, professionnelle, technique) suffisantes.
Au cours de cette étape, plusieurs aspects et éléments entrent en ligne de compte :
- les motifs d’exclusion :
- les motifs obligatoires ;
- les motifs relatifs aux dettes fiscales et sociales ;
- les motifs facultatifs ;
- les mesures correctrices ;
- les critères de sélection :
- l’aptitude à exercer l’activité professionnelle ;
- la capacité économique et financière ;
- les capacités techniques et professionnelles ;
- le caractère réservé ou non du marché ;
- l’agréation, le cas échéant ;
- le document unique de marché européen (DUME) ;
- la déclaration implicite sur l’honneur.