L’inscription à la Banque-Carrefour des Entreprises (BCE) permet d’enregistrer les activités de l’entité ainsi que les lieux où elles sont réalisées. La mise à jour des données comme la radiation de l’entité sont elles aussi obligatoires. 

Qui est obligé de s’inscrire à la BCE ? 

L’inscription est obligatoire à la BCE pour : 

• toute personne morale de droit belge ; 
• toute personne physique qui exerce en Belgique une activité professionnelle de manière indépendante, hormis les personnes physiques visées à l'article III.49, § 2, 6° et 9° du Code de droit économique, à savoir les personnes physiques dont l'activité professionnelle à titre indépendant consiste en l'exercice d'un ou de plusieurs mandats d'administration ainsi que les personnes physiques qui exercent en Belgique une activité relevant de l’économie collaborative ; 
• toute personne morale de droit étranger ou international possédant un siège ou une succursale en Belgique ; 
• toute organisation sans personnalité juridique qui, en Belgique, soit est une entreprise, soit est soumise à la sécurité sociale en tant qu'employeur, soit est soumise à la taxe sur la valeur ajoutée ; 
• tout établissement, toute instance ou tout service de droit belge qui exerce des missions d'utilité publique ou liées à l'ordre public et qui possède une autonomie financière et comptable, distincte de celle des personnes morales de droit public belge dont ils dépendent ; 
• toute personne physique, personne morale de droit étranger ou international ou toute autre organisation sans personnalité juridique tenue de s'enregistrer en exécution de la législation particulière belge. 

L’obligation s’applique à l’ensemble des ASBL sans exception (associations nouvellement constituées et existantes). 

On ne parle pas d’entreprise, mais d’entité soumise à inscription et d’entité enregistrée à la BCE. 

Quand inscrire l’ASBL à la BCE ? 

L’inscription à la BCE pour les ASBL découle de l’obligation de disposer d’un numéro d’entreprise. Elle se fait donc au moment du dépôt des statuts de l’association et de l’identité des premiers administrateur·trice·s (à l’aide du formulaire I) au greffe du tribunal de l’entreprise ou à l’e-greffe. 

Les ASBL, AISBL et fondations s’inscrivent auprès du greffe du tribunal de l’entreprise compétent, via l’application JustAct (pour les ASBL) ou encore auprès du notaire (acte authentique). Le greffe du tribunal de l'entreprise communique un numéro d’entreprise à chaque ASBL nouvellement constituée. 

L’inscription à la BCE n’induit pas de frais supplémentaires (Article 71, 2° de la loi du 15 avril 2018) au-delà des frais de dépôt au greffe. Bien sûr, si vous passez par un notaire, celui-ci comptera des frais supplémentaires pour son intervention. 

Les unités d’établissement des ASBL peuvent être enregistrées via le site My Enterprise ou via l’ONSS (qui procède à l’inscription de l’unité d’établissement lorsque du personnel y est employé). 

La BCE attribue un numéro unique à l’ASBL et un numéro d’unité d’établissement pour chacun de ses sièges/sites d’exploitation.  

Pour rappel, si l’ASBL est assujettie à la T.V.A., le numéro de T.V.A. correspondra en fait son numéro d’entreprise (précédé de la mention BE). 

Après inscription, les ASBL, peuvent à la fois inscrire, modifier et supprimer elles-mêmes gratuitement les données relatives à leur unité d’établissement via l’application MyEntreprise, à savoir :  

1. les données de contact (site web, numéros de téléphone et de fax, adresse courriel, numéro de compte bancaire) ;  
2. les renseignements concernant l’unité d’établissement : 

• la date de début ;  
• l’adresse ; 
• les activités économiques (à l’aide des CODES NACEBEL). 

Conséquences et sanctions 

Tous les actes, factures, annonces, communications, lettres, ordres et autres pièces émanant des entreprises soumises à inscription doivent toujours mentionner le numéro d'entreprise ( Code de droit économique (art. III.25)).

Sinon, cette infraction sera punie d'une amende pénale allant d'un montant minimum de 26 euros à maximum 5.000 euros, ou de 4% du chiffre d'affaires annuel total du dernier exercice clôturé précédant l'imposition de l'amende au sujet duquel des données permettant d'établir le chiffre d'affaires annuel sont disponibles, si cela représente un montant plus élevé (Code de droit économique (art. XV.70)).

Les sanctions encourues sont les mêmes pour une ASBL qui. : 

• exerce des activités sans avoir demandé son inscription ;  
• est inscrite à la BCE mais exerce des activités ou exploite une unité d'établissement qui ne sont pas reprises dans la BCE ;  
• introduit volontairement une demande erronée d’inscription, de modification ou de radiation dans la BCE ; 
• omet de corriger des données imprécises, incomplètes ou inexactes la concernant dans la BCE dans les délais légaux ; 
• omet de modifier son inscription dans les délais légaux (Code de droit économique (art. XV.77)); 

Une autre conséquence à laquelle s’expose l’ASBL : dans le cas où elle ne prouve pas, dans le délai assigné par le tribunal, son inscription en cette qualité ou n'est pas inscrite à la BCE à la date de l'introduction de son action, le tribunal déclare d'office l'action de l'entreprise soumise à inscription non recevable (Code de droit économique (art. III.26)).

En cas de non-inscription à la BCE, il paraît difficile d’effectuer les démarches administratives de base (ouverture d’un compte bancaire, par exemple). 

Enfin, pour des activités non inscrites à la BCE, il vous sera difficile d’obtenir une subvention ou d’être couvert par une assurance. 

Évolution future de l’inscription à la BCE et du rôle des guichets d’entreprise 

En vertu de la nouvelle législation (article III.49 du Code de droit économique), les ASBL comme les autres entreprises devront s’inscrire à la BCE par l’intermédiaire d’un guichet d’entreprises agréé (Acerta, Xerius, Securex, Partena, UCM, etc.). Cette mesure prévue théoriquement depuis 2018 doit encore faire l’objet d’un arrêté royal pour entrer en vigueur. Aucune date n’a encore actuellement été arrêtée. 

À partir de ce moment-là, les formalités d’inscription à la BCE se réaliseront auprès d’un guichet d’entreprise. 

Lors de la création de l’ASBL, la procédure se fera donc en deux temps au lieu d’un actuellement : 

• 1er temps : dépôt de l’acte constitutif (et autres documents requis : acte relatif à la nomination des administrateurs, etc.) auprès du greffe du tribunal de l’entreprise du siège de l’ASBL dans les 30 jours de son adoption par l’AG (dépôt physique ou dépôt électronique). Au moment du dépôt, le greffier attribuera son numéro d’entreprise à l’ASBL. Il inscrira en outre, la dénomination de l’ASBL, l’adresse de son siège, les fonctions exercées ainsi que la situation juridique de l’entité. 
• 2e temps : inscription en qualité d’entreprise soumise à inscription auprès d’un guichet d’entreprises agréé. Le guichet d’entreprises procédera alors à l’inscription des unités d’établissement de l’ASBL (lieux d’exercice d’activités), des activités de l’ASBL (codes NACEBEL), des données de contact et vérifiera, le cas échéant, certaines exigences liées à des autorisations (en fonction du secteur d’activité). 

À noter : si l’ASBL est créée par acte authentique et passe donc par un notaire, ce dernier s’occupera de ces deux étapes.  

Les ASBL seront dispensées du paiement du droit d’inscription via le guichet d’entreprise ( Art. 71, 2° de la loi du 15 avril 2018). Des modalités doivent encore être prévues pour assurer l’effectivité de cette disposition. Ce sera l’objet de l’arrêté royal, s’il voit le jour. 

A noter

Cet article a pour objectif de présenter un aperçu des règles concernant l'inscription de l'ASBL à la BCE, et ne peut être totalement exhaustif. Pour des questions plus spécifiques, les experts de MonASBL.be sont à votre disposition pour apporter un support adapté à l'activité de votre organisme et ce, à des tarifs préférentiels. Pour plus d'infos, veuillez contactez la rédaction à l'adresse : contact@monasbl.be.