• Formez-vous au management à distance : notre experte en ressources humaines présentera des conseils pratiques mais aussi des outils pour encadrer, manager à distance et pour maintenir la motivation de votre équipe en télétravail.

« Ce qui est super important c’est de garder ce lien social », prévient d’emblée Carine Deville, experte et coach en ressources humaines et fondatrice de FlexiHR.

Entretenir le lien social avec l’équipe

Pour cela, elle conseille de « mettre en place un tchat ou encore d’organiser des rencontres informelles ». Comme par exemple, un café virtuel une fois par semaine, ou alors à tour de rôle un membre de l’équipe prévoit une animation.

Pour l’experte, « c’est également l’occasion de donner des nouvelles, de voir comment ça se passe chez chacun. Pas dans un but de contrôle mais pour que chacun s’intéresse au travail de l’autre ».

Ces moments de rencontre peuvent être coconstruits avec l’équipe. « On peut faire une réunion avec les employés et leur demander de quoi ils auraient besoin. Et puis faire un suivi », préconise-t-elle.

Par ailleurs, la CCT 85 régissant le télétravail structurel  précise que « l'employeur s'assure que des mesures sont prises pour prévenir l'isolement du télétravailleur par rapport aux autres travailleurs de l'entreprise, notamment par la possibilité de rencontrer régulièrement ses collègues et l'accès aux informations de l'entreprise. A cette fin, l'employeur peut ponctuellement rappeler le télétravailleur au sein de l'entreprise ».

Organiser des entretiens individuels

Autre conseil : organiser des moments individuels avec chaque membre de l’équipe. « Le responsable peut recevoir tout le monde pendant 15 minutes chaque semaine », explique Carine Deville. À distance ou non.

Selon elle, il est important d’accorder le même temps à tout le monde, et surtout ne pas penser que certains n’en ont pas besoin parce que tout à l’air de bien fonctionner.

Organiser les temps de travail

Ne pas tomber dans le piège de la réunionite

En période de confinement, la problématique de la réunionite (avoir la manie de faire des réunions à tout propos) est devenue encore plus visible. Sur Skype, sur Zoom, sur Meet… les réunions se sont enchaînées (et s’enchaînent encore) parfois pendant des heures, donnant l’impression de ne pas avoir eu le temps d’avancer sur son travail.

« C’est un équilibre difficile à trouver, reconnait Carine Deville. C’est l’opportunité de revoir ce qui est important ou pas : est-ce que c’est utile de se parler pour ça ? »

Instaurer des temps de travail

Pour éviter de dépasser certaines limites, l’experte conseille notamment d’instaurer des temps de travail précis. Par exemple, « à partir de 17h dire : on arrête les réunions, les mails, pour préserver un équilibre entre la vie privée et la vie professionnelle ».

Aussi, en télétravail, certains auront un sentiment de culpabilité qui aura pour effet de les pousser à travailler plus longtemps, et sans s’accorder de pause, rappelle Carine Deville. En tant que responsable d’équipe vous devez discuter avec vos collaborateurs sur comment prendre ces pauses, leur donner une « autorisation ». De même, les travailleurs entre eux peuvent s’échanger les bonnes pratiques.

L’experte insiste sur l’importance du « leadership situationnel », c’est-à-dire le concept selon lequel le style de management s’adapte à la personne ou au groupe sous la responsabilité du leader. En effet, « certaines personnes auront besoin d’être plus cadrées que d’autres ».

Informer sur le processus de réflexion

Le secret d’un bon management à distance est également une bonne communication de la part de la direction. « Elle doit dire où elle en est, ce qu’elle prévoit. Elle doit tenir au courant du processus de réflexion », insiste Carine Deville.

Utiliser des outils collaboratifs

Une multitude d’outils collaboratifs existent en ligne pour gérer au mieux le travail à distance :

• Des plateformes de discussion comme Skype, Meet, Zoom, TIM…
• Des plateformes de gestion de projet : Trello, Doodle.
• Etc.

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Se préverser en tant que manager

Enfin, en télétravail et de manière générale, en tant que responsable, vous devez absolument vous préserver et trouver « des portes de sortie pour diminuer la pression », avertit Carine Deville. Et de conclure : « Si la personne ne va pas bien, elle ne managera pas bien ».