Il faut savoir qu’en Belgique, il existe deux types de télétravail possible :

• Le télétravail structurel : il est régulier, constant et permanent (que nous détaillons dans cet article)
• Le télétravail occasionnel, dont les règles l’encadrant sont dictées par la loi du 5 mars 2017 sur le travail faisable et maniable: il est effectué de manière occasionnelle et non régulière.

Le télétravail structurel est organisé par la CCT n° 85. Il est défini de la manière suivante :

"Une forme d’organisation et/ou de réalisation du travail, utilisant les technologies de l’information, dans le cadre d'un contrat de travail, dans laquelle un travail, qui aurait également pu être réalisé dans les locaux de l’employeur, est effectué en dehors de ces locaux, de façon régulière et non occasionnelle."

1. Fixer les limites du télétravail structurel

Dans un premier temps, si vous souhaitez instaurer le télétravail structurel, vous aurez tout intérêt à préciser les points suivants :

• les travailleurs concernés selon leur fonction, leur ancienneté, etc ;
• le nombre de jours maximum permis en télétravail ;
• la procédure à suivre pour faire une demande de télétravail.

En tant qu’employeur vous ne pouvez pas obliger un travailleur à effectuer du télétravail, et l’employé ne peut pas revendiquer un droit de travailler depuis chez lui ou un autre lieu que les locaux de l’ASBL.

Aussi, ces règles ne visent pas les télétravailleurs dit mobiles, c'est-à-dire ceux dont la mobilité fait partie intégrante des modalités d'exécution du contrat de travail. Par exemple : les techniciens intervenant auprès de clients de l'employeur, les infirmières à domicile, etc.

2. Inscrire le télétravail dans le contrat ou établir un avenant

La mise en œuvre du télétravail structurel nécessite obligatoirement un écrit, contrairement au télétravail occasionnel pour lequel ce n’est pas obligatoire, qui doit être établi au plus tard au moment où le télétravailleur commence l'exécution de sa convention.

Lire aussi : Voici comment prolonger le télétravail occasionnel des employés

A défaut de convention écrite, le télétravailleur a le droit d'intégrer ou de réintégrer vos locaux.

Contrat de travail ou avenant

Deux options s’offrent à vous pour la réalisation de l’écrit :

• soit le télétravail est spécifié dans le contrat de travail au moment de l’engagement de l’employeur ;
• soit vous réalisez un avenant au contrat.

Les mentions obligatoires

Quelle que soit la forme de l’écrit, les éléments suivants doivent apparaitre (selon les dispositions prévues dans la CCT n°85) :

• la fréquence du télétravail et éventuellement, les jours pendant lesquels le télétravail est effectué et le cas échéant les jours et/ou heures de présence dans l'entreprise ;
• les moments ou périodes pendant lesquels le télétravailleur doit être joignable et suivant quels moyens ;
  • la période convenue comme période pendant laquelle le télétravail peut s'effectuer peut également être mentionnée.
• les moments auxquels le télétravailleur peut faire appel à un support technique ;
• les modalités de prise en charge des frais et des coûts par vous-même ;
• les conditions et modalités du retour au travail dans les locaux de votre ASBL et en cas de retour au travail dans les locaux, le délai d'avertissement et/ou la durée du télétravail et son mode de renouvellement ;
• le ou les lieux où le télétravailleur a choisi d'exécuter son travail : cela peut être à son domicile ou à tout autre lieu choisi par lui.

Attention, le télétravail réalisé dans un bureau satellite, c'est-à-dire un local décentralisé de l’ASBL ou mis à la disposition du travailleur par vous-même, ne tombe pas dans le champ d'application de la présente convention.

3. Equipements et frais à rembourser

L’ASBL fournit l’équipement

Vous êtes tenu de fournir au télétravailleur les équipements nécessaires au télétravail, de les installer et de les entretenir.

Vous prenez exclusivement en charge les coûts des connexions et communications liés au télétravail.

Les frais à rembourser

Si le télétravailleur utilise ses propres équipements, les frais d'installation des programmes informatiques, les frais de fonctionnement et d'entretien ainsi que le coût de l'amortissement de l'équipement, liés au télétravail vous incombent.

Ces frais sont calculés avant le début du télétravail au prorata des prestations de télétravail ou selon une clef de répartition fixée entre les parties.

Forfait télétravail :

• 20 EUR/mois pour l’usage professionnel de son propre PC ;
• 20 EUR/mois pour l’usage professionnel de l’internet propre.

Indemnité de bureau :

Le montant s'élève à 148,73€ (depuis le 1er janvier 2023).

Il existe la règle des 10 % : avant le 1 er juin 2022, une indemnité à titre de remboursement de frais pour les travailleurs qui effectuent du télétravail structurel pouvait être prise en compte à raison de 10% de la rémunération brute afférente aux jours de télétravail. Depuis le 1er juin 2022, ce système a été abrogé.

Cependant, il peut être encore fait utilisation de ce système moyennant deux conditions qui sont les suivantes :

1. Uniquement pour les travailleurs qui se trouvaient déjà dans ce système avant le 1er juin 2022 ;
2. Rien ne doit être modifié à la convention. 

Cette indemnité couvre le chauffage, l'électricité, le petit matériel de bureau, etc.

Autres frais : 

Il s'agit notamment de l'utilisation de son propre téléphone, l'achat d’un écran ou d’un scanner…

A justifier et à rembourser sur base réelle.

Les frais peuvent être cumulés, à condition que vous puissiez prouver que les coûts couverts par l'indemnité de télétravail ne sont pas déjà inclus dans l'indemnité de bureau.

Lire aussi : Télétravail : ce qui change pour la rémunération des salariés de l’ASBL

Un service d’appui technique : 

Vous devez fournir un service approprié d'appui technique.

Equipement endommagé : 

Vous êtes tenu des coûts liés à la perte ou à l'endommagement des équipements et des données utilisés par le télétravailleur dans le cadre du télétravail.

En cas de panne d'un équipement utilisé par le télétravailleur ou en cas de force majeure l'empêchant d'effectuer son travail, celui-ci est tenu de vous en informer immédiatement.

Vous êtes alors tenu de payer la rémunération convenue au télétravailleur.

Des modalités spécifiques peuvent être prévues comme des travaux de remplacement ou un retour temporaire dans les locaux de l’ASBL.

4. Protéger les télétravailleurs contre les accidents du travail

En tant qu’employeur, vous avez l’obligation d’assurer vos travailleurs contre les accidents du travail (qu’ils soient au bureau ou à leur domicile) et contre les accidents survenus sur le chemin du travail.

Lire aussi : Tout ce qu’il faut savoir sur les accidents en télétravail

5. Les droits du télétravailleur

Le télétravailleur bénéficie des mêmes droits en matière de conditions de travail que les travailleurs comparables occupés dans les locaux de votre ASBL.

• Le télétravailleur gère l'organisation de son travail dans le cadre de la durée du travail applicable dans votre ASBL.
• La charge de travail et les critères de résultat du télétravailleur sont équivalents à ceux des autres travailleurs comparables travaillant dans les locaux de l’ASBL.
• Vous vous assurez que des mesures sont prises pour prévenir l'isolement du télétravailleur par rapport aux autres travailleurs, notamment par la possibilité de rencontrer régulièrement ses collègues et l'accès aux informations de l'entreprise. A cette fin, vous pouvez ponctuellement rappeler le télétravailleur au sein de l'ASBL.

Aussi, vous devez informer le télétravailleur des éléments suivants :

• la description du travail à réaliser dans le cadre du télétravail ;
• le département de votre ASBL auquel il est rattaché ;
• l'identification de son supérieur immédiat ou des autres personnes auxquelles il peut adresser des questions de nature professionnelle ou personnelle ;
• les modalités pour faire rapport.

À noter, la convention ou l'avenant au contrat de travail ne doit pas rappeler toutes les conditions de travail applicables au télétravail. Un renvoi peut y être fait à une convention collective de travail relative au télétravail conclue au niveau du secteur ou de l'entreprise et au règlement de travail.