Bien qu'il ne soit pas obligatoire sur le plan légal, le rapport d'activités apparaît comme un outil incontournable pour la bonne gestion de l'ASBL.

Document de référence, il fait le lien entre l'assemblée générale (AG) de l'ASBL, son conseil d'administration (CA), ses membres, ses soutiens et ses bénéficiaires, en abordant les questions de gestion financière et d'administration générale. Il constitue à la fois :

• un état des lieux des actions entreprises et des projets menés par l'ASBL au cours de l'année écoulée, au regard de ses missions sociales ;
• une fenêtre sur les perspectives futures de l'ASBL, ses défis à court et moyen termes, ses besoins, ses forces et faiblesses ainsi que les possibilités d'amélioration ;
• une photographie de la situation de l'ASBL, de son évolution globale (financements, ressources humaines, etc.) et de ses forces vives (nombre de membres, de volontaires, travailleurs, etc.).

La rédaction du rapport d'activités doit prendre en compte l'ensemble de ces aspects et de ces acteurs.

Les 3 grandes étapes du processus rédactionnel

La rédaction du rapport d'activités de l'ASBL commence bien avant et se termine bien après la rédaction en tant que telle :

• en amont, il y a le travail de préparation et de collecte de l'information ;
• viennent ensuite la construction et la rédaction des textes et autres contenus ;
• en aval, il ne faut pas négliger la mise en page et la finalisation du document.

Préparer le terrain

La rédaction du rapport d'activités implique un gros travail préparatoire, impliquant la plupart des acteurs de l'ASBL en interne (administrateur, responsable administratif, trésorier, chargé de projet, comptable, responsable RH, travailleurs ou leurs représentants, etc.) et, le cas échéant, en externe (partenaire, donateur, sponsor, etc.).

Ce travail doit vous permettre de récolter un maximum d'informations et de données chiffrées. Pour cela, il faut poser les bonnes questions lorsque vous rencontrez ces acteurs.
Préparez vos entretiens !

Ces interviews doivent aussi être l'occasion de décortiquer le fonctionnement de l'ASBL et de ses projets, ainsi que ses objectifs et résultats (ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas), afin d'en faire une présentation claire et cohérente. Avant même de commencer la collecte des informations, vous devez définir le cadre du rapport d'activités : à quoi va-t-il servir ? Quel sera son champ d'investigation ? À cet égard, établissez une première table des matières (y compris les annexes), quitte à la modifier plusieurs fois par la suite. 

Au terme de cette phase préparatoire, vous devez disposer des éléments suivants :

• l'ensemble des chiffres pertinents (budget, RH, chiffres clés liés aux objectifs de projet, etc.) ;
• les résultats positifs et négatifs (forces et faiblesses, acquis et échecs, etc.) ;
• les dates clés (ligne du temps) ;
• les perspectives financières et organisationnelles (défis, potentialités, risques et solutions ou pistes de solution).

Comme les autres supports de communication, le rapport d'activités vous offre la possibilité de mettre des visages sur les activités et projets de l'ASBL. Pensez à recenser toutes les personnes/équipes impliquées (travailleurs, volontaires, etc.). 

Le rapport d'activités peut aussi être un temps de témoignage (pour les bénéficiaires, pour les soutiens, etc.).

Fixer et produire les contenus du rapport

Une fois la phase préparatoire terminée, il est temps de fixer (définitivement) l'ossature du rapport d'activités :

• revoyez et finalisez la table des matières ;
• établissez le chemin de fer (contenu de chaque page) ;
• imaginez les éléments visuels (photos, infographies, etc.).

En fonction de votre budget et de votre rétroplanning, vous pouvez prévoir une version numérique de votre rapport (ePub multimédia, mini-site dédié, etc.) ou sa traduction dans une ou plusieurs langues. Sachez simplement que cela va multiplier les étapes de production et de contrôle.

Pendant la rédaction : 

• choisissez un titre et un sous-titre clairs : l’intitulé doit donner une idée précise sur le contenu du rapport et la période couverte ;
• l'introduction est un résumé du rapport : il doit fournir une vue d'ensemble en apportant les informations clés au lecteur (sans qu'il doive le lire entièrement) ;
• privilégiez les phrases et paragraphes courts ;
• évitez les formulations complexes, le jargon et les répétitions ;
• divisez le document en chapitres et en rubriques ;
• prévoyez un chapeau (paragraphe introductif) et une conclusion intermédiaire pour chaque chapitre ; 
• utilisez des intertitres ;
• mettez en avant un maximum de chiffres ;
• servez-vous de la conclusion pour rappeler l'essentiel de ce qui a été dit, tirez les principaux enseignements et ouvrez les perspectives ;
• renvoyez vers les annexes pour les détails secondaires ou plus techniques.

Finaliser et mettre en page

Les textes et contenus du rapport doivent être finalisés et validés avant le début de la mise en page.

Soumettez-les à l'ensemble des membres du CA, qui seront chargés de présenter le document à l'AG, mais aussi aux personnes de référence sollicitées pendant la collecte d'informations (chargés de projet, responsable financier, directeur RH, etc.), pour approbation. Après le passage devant l'AG, le rapport pourra encore subir quelques adaptations avant d'être diffusé vers l'extérieur (PDF sur le site internet de l'association, par exemple).

Même si vous ne faites pas appel à un graphiste, ne négligez pas la forme. Elle vaut autant que le fond !

La mise en page doit intégrer plusieurs niveaux de lecture (titres et intertitres, illustrations, tableaux et infographies, chiffres, phrases ou citations en exergue, termes en gras, etc.). En vue de l'AG, vous pouvez également prévoir une déclinaison du rapport sous forme de slides (présentation PowerPoint).

Ne vous contentez pas de relire vous-même à l'aide d'un logiciel de vérification de la grammaire et de l'orthographe. Idéalement, faites appel à un relecteur professionnel, sinon à un voire deux collègues qui ont l'habitude de travailler sur les textes et dont les aptitudes linguistiques sont irréprochables.

Prenez le temps de lire le rapport à voix haute (seul ou à plusieurs) : si vous butez sur une phrase, cela signifie que la formulation n’est pas assez claire.

La relecture doit se faire dans le texte brut et dans la maquette finale.