Les réunions sont des moments indispensables pour prendre des décisions et faire avancer les projets de l’ASBL. Mais si elles ne sont pas bien cadrées, elles peuvent surtout être une perte de temps pour l’équipe. Coach RH auprès d’entreprises et ASBL, Carine Deville partage ses conseils pour garantir des réunions efficaces.

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"Une réunion c’est de la communication !"

MonASBL.be : Comment faire en sorte d’organiser une réunion efficace ?

Carine Deville : La première chose est d’avoir une intention, un objectif. A quoi sert la réunion d’équipe ? Cette dernière peut avoir plusieurs buts : passer de l'information ; récolter des avis ; décider. Mais de toute façon elle sert à passer à l’action.

Souvent, les réunions ne fonctionnent pas car on n’a défini ni l’objectif à la base, ni comment cela se traduit en plan d’actions. Dans beaucoup de réunions, on discute, on fait des apartés, mais on ne reste pas sur l’objectif de la réunion.

Réfléchir à l’objectif permet aussi de voir si c’est bien une réunion qui doit se faire en équipe ou qui concerne seulement quelques personnes.

Ensuite, en fin de réunion, on fait le point sur les prochaines étapes : préciser à qui on a assigné des tâches, vérifier si la personne a tous les moyens pour les réaliser, annoncer ce qu’on attend pour la prochaine fois, etc.  De cette manière, c’est clair pour tout le monde. Sinon, on se quitte, tout le monde retourne à ses pénates et il ne se passe rien.

Il est nécessaire d’avoir un suivi. Parfois, il n’y a pas de compte rendu ou bien c’est du bla-bla et personne ne va le lire. Ainsi, il faut être synthétique. Pour cela, il faut un « action log », on peut le faire sur Excel, dans lequel on reprend les différentes actions et leur évolution. Par exemple : en date du 23/10 nous avons discuté de tel sujet, telle personne doit faire telle action pour telle date, etc.

Enfin, pour une réunion efficace c’est indispensable d'avoir appris à communiquer.

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MonASBL.be : C’est-à-dire ?

Carine Deville : On écoute très peu pour comprendre, on écoute principalement pour répondre ou pour avoir raison. L’écoute c’est savoir se taire, reformuler et poser des questions pour aller plus dans les détails, par exemple.

Quand on a appris à réellement écouter, donc à ne pas interrompre les autres, à ne pas faire des gestes parce qu’on veut parler, qu’on sait faire une remarque sans humilier, être dans l’empathie tout en étant ferme, cela va fluidifier l'atmosphère dans les réunions. Même quand le sujet est difficile.

Une réunion c’est de la communication. Une des lois majeures en communication, c’est qu’il y a toujours deux niveaux qui interviennent : la relation et le contenu. Au fur et à mesure qu’on discute avec une personne, c’est la relation qui prend le dessus.

Et les réunions, ce n’est que du relationnel. Donc si je veux aborder du contenu de travail il faut d’abord que j’aille dans le relationnel avec les gens.

"Parfois, les réunions ne sont pas efficaces car on n’est pas au bon niveau de décision"

MonASBL.be : Comment savoir si la réunion a été efficace ?

Carine Deville : A la fin de la réunion, on peut faire un ROTI (Return On Time Invested). On pose la question : « Est-ce que cette réunion était utile pour moi ? ». Les personnes répondent avec leur main : cinq doigts si la réunion était essentielle et que j’ai appris plein de choses ; quatre doigts si c’était utile et que j’ai appris des choses ; trois doigts si c’était utile mais que je n’ai pas été impliqué.e dans toutes les discussions ; deux doigts si j’ai souvent été à l’écart et que je ne voyais pas vraiment ce que je faisais dans cette réunion ; et un doigt si j’ai perdu mon temps.

Evidemment, cela a du sens si au sein de l’ASBL on a réellement l’autorisation de dire ce qu’on pense.

On va aussi pouvoir faire une réunion sur l’utilité de la réunion, quelle qu’elle soit (bilatérale, réunion d’équipe, de projets, du comité de direction, etc.). Tous les ans ou tous les deux ans, on s’interroge : en quoi cette réunion est utile ? En quoi ce n’est pas utile ? Qu’est-ce qu’on peut faire pour l’améliorer ? Car ce n’est pas le/la leader de la réunion qui doit tout porter sur ses épaules, tou.te.s les membres de l'équipe ont une responsabilité à ce que la réunion se passe efficacement.

MonASBL.be : Il existe plusieurs types de réunions...

Carine Deville : Oui, il y a différents types de réunions et il ne faut pas forcément toutes les mettre en place, il faut se poser la question de ce dont l’ASBL a besoin.

Il y a ce qu’on appelle la « Stand up meeting ». C’est une réunion où on se retrouve le matin avec l’équipe et pendant laquelle on reste debout car elle ne peut pas durer plus d’un quart d’heure. A ce moment-là, par exemple, on peut se poser trois questions : Sur quoi j'ai avancé hier ? Qu'est-ce qui m'a bloqué hier ? Quelle est ma priorité aujourd’hui ? On ne rentre pas dans la résolution de problème mais c’est top car on n’est plus focus seulement sur soi mais on est aussi courant de ce que les autres font.

Puis, il y a une réunion d’équipe qui sert à régler les problèmes opérationnels pour pouvoir avancer.

Aussi, une fois par mois, on peut réunir les responsables de l’ASBL, pour discuter de la direction de l’ASBL et non pas de l’opérationnel.

Tous les trimestres, on peut également réunir l’équipe pour faire le point sur les projets, rediscuter de la vision de l’ASBL et les tenir au courant d’où on en est.

Enfin, à un moment donné on doit faire le bilan de tout ce qui s’est passé dans l’année. On peut faire quelque chose de récréatif sans avoir besoin de dépenser des mille et des cents.

Parfois, les réunions ne sont pas efficaces car on n’est pas au bon niveau de décision. Ce qui est opérationnel reste au niveau de l’équipe, ce qui est plus stratégique au niveau de la direction. C’est beaucoup plus efficace et les gens ne se mêlent plus de ce qui ne les regardent pas.

Il y aussi des temps pour tout, cela évite de mélanger les discussions. Par exemple, lors d’une réunion consacrée à de l’opérationnel, si quelqu’un donne son avis sur la stratégie on peut répondre que ce n’est pas le moment et qu’il y aura la réunion trimestrielle pendant laquelle les feedbacks seront collectés.

"C’est essentiel de passer du temps pour savoir comment va l'équipe"

MonASBL.be : Avez-vous des conseils pour optimiser le déroulé d’une réunion ?

Carine Deville : C’est nécessaire de pouvoir mettre des timings. Le premier temps sera de prendre le pouls chez chacun.e. C’est essentiel, selon moi, de passer du temps pour savoir comment vont les personnes. Cela peut passer par la météo intérieure ou par le « top » et « le flop » de chacun.e, par exemple. De cette manière, les personnes disent comment elles se sentent et en même temps ce qui les motive et les démotive. C’est une mine d’or pour les leaders de réunions.

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Le deuxième temps sera l'ordre du jour. Le/la leader peut imposer ou demander s’il y a des points à intercaler et ceux essentiels à aborder pendant cette réunion.

Une autre personne que le/la leader de la réunion doit contrôler le timing consacré à chaque point. Puis, si on n’a pas assez de temps pour un point il faut discuter méthodologie : est-ce qu’il faut une autre réunion ? Avec qui ?

S’il y a des apartés, alors on pose la question : est-ce que cette réunion est en dehors de vos champs de responsabilité ? On repose la question de la méthodologie.

MonASBL.be : C’est important de se tenir à la durée annoncée de la réunion.

Carine Deville : Oui. Sinon, il faut poser la question : « Cela va durer un quart d’heure de plus, est-ce que c’est ok ? ».

C’est aussi important de commencer la réunion à l’heure, même si tout le monde n’est pas là. De cette manière, les gens n’arriveront plus en retard. Et sinon, ils ne sont pas suffisamment engagés.

MonASBL.be : Est-ce que vous recommandez de faire plusieurs réunions plus courtes plutôt que de longues réunions ?

Carine Deville : Oui, tout à fait. On peut faire des réunions de trois heures si c’est avec un outil d’intelligence collective. Ou bien si on ne le fait pas au sein de l’ASBL mais ailleurs. Ou encore si c’est une réunion trimestrielle. Dans tous les cas, il faut du rythme. Sinon, non.

Propos recueillis par Caroline Bordecq